1 – Qu’est-ce qu’une messagerie professionnelle ?

Vous avez sûrement déjà rencontré des adresses mails qui se terminent par @nomdelentreprise.com au lieu du bon vieux @gmail.com ou @yahoo.fr que tout le monde connaît. Eh bien, il s’agit d’adresses mail professionnelles qui correspondent à des noms de domaine précis. Par exemple, une entreprise qui s’appelle CAMTEL achètera un nom de domaine camtel.cm pour son site web. Le responsable créera ensuite des adresses mails pour chacun des employés de cette société du style : dgcentre@camtel.cm ou chefcommunication@camtel.cm. Ces adresses ne seront utilisées qu’à des fins professionnelles

L’adresse électronique est le moyen le plus récurrent par lequel une entreprise est contactée. C’est aussi à travers son indispensable messagerie qu’un patron ou chef de service reçoit des commandes de clients ou encore des instructions hiérarchiques… Le contenu des messages d’entreprise sont souvent des données sensibles, confidentielles et/ou capitales. Pour une meilleure communication d’entreprise, il convient donc mieux d’utiliser une messagerie professionnelle pour son caractère privé et sécurisé.

2 – Importance dans la communication interne

Bien gérer sa communication en entreprise est primordial. Vous ne pourrez vous ouvrir au monde que si vous êtes en phase avec vos collaborateurs.

                        a- Sécurité

La messagerie professionnelle permet de sécuriser les informations. Lorsque vous utilisez une adresse mail professionnel, vos messages finiront difficilement dans les spams (courriers indésirables). Les adresses gratuites sont les plus utilisées par les spammeurs.

                        b- Gestion globale

Rassuré par cette sécurité dont il bénéficie avec une adresse mail pro, le chef d’entreprise pourra gérer au mieux tous les mouvements de sa communication interne. Il peut recevoir tous les messages envoyés ou reçus par ses employés, même s’ils ne lui sont pas adressés. Des communications par groupe peuvent être créées (par exemple projet1@nomdelentreprise). Les possibilités et les fonctionnalités sont nombreuses pour une gestion efficace de la communication en entreprise grâce aux adresses mails professionnelles.

3 – Importance dans la communication externe

La messagerie professionnelle octroie également des avantages inattendus en termes de publicité.

                             a – Crédibilité

L’utilisation d’une adresse électronique professionnelle lui confère une certaine crédibilité. Cet outil démontre l’organisation et le sérieux de cette société et pousse à lui faire confiance.

                            b- Visibilité

Le nom de l’entreprise est une partie intégrante de l’adresse mail professionnelle. C’est ainsi que votre entreprise sera plus facilement identifiable et ancrée dans les mémoires. Un email reçu d’une adresse professionnelle permettra au destinataire de savoir plus tout de suite d’où il vient. Il saura également avec exactitude quel nom entrer dans sa barre de recherche pour obtenir des informations. C’est donc aussi un moyen de générer plus de trafic.

4 – Autres avantages

Vous pourrez créer des adresses mails simples comme antoine@nomdelentreprise.com. Alors que avec une adresse gratuite, vous devrez ajouter des caractères supplémentaires pour être unique (exemple : antoine1885@gmail.com).

                        a- Flexibilité

La messagerie professionnelle est aussi très flexible. Vous pouvez mettre ce que vous voulez avant le @. Cela évite le tri des messages et permet de s’organiser le mieux possible.

                       b- Pérennité

Une entreprise peut garder son adresse mail professionnelle aussi longtemps qu’elle gardera son nom de domaine. Il est déconseillé d’utiliser une messagerie professionnelle liée à votre fournisseur d’accès internet (exemple : @orange.com). Si vous changez de FAI, vous perdrez votre adresse et bonjour les complications.